Dokumentenscanner im aktuellen Vergleich 12/2024

Das Wichtigste in Kürze 

• Dokumentenscanner digitalisieren physische Dokumente, verschiedene Arten sind: Flachbettscanner, Sheet-fed Scanner, ADF-Scanner, tragbare/mobile Scanner, und Netzwerkscanner. 

• Dokumentenscanner haben Vorteile wie Platzersparnis, einfache Weitergabe und Bearbeitung von Dokumenten, verbesserte Organisation und Suche von Dokumenten. 

• Nachteile sind unter anderem hohe Kosten für fortschrittliche Modelle, zusätzlicher Platzbedarf, und Unterschiede in Scanqualität und -geschwindigkeit je nach Modell. 

• Beim Kauf sollten Aspekte wie Art der Dokumente, Auflösung, Scanvolumen, Funktionen und Verbindungsarten berücksichtigt werden. 

• Die bekanntesten Hersteller von Dokumentenscannern sind Fujitsu, Epson und Brother. 

Was sind Dokumentenscanner?  

Dokumentenscanner sind Geräte, die physische Dokumente digitalisieren können. Sie arbeiten, indem sie ein Dokument durchleuchten und das reflektierte Licht in eine digitale Darstellung des Dokuments umwandeln. Diese digitalisierten Dokumente können dann gespeichert, bearbeitet oder elektronisch versendet werden. 

Welche Arten von Dokumentenscannern gibt es?  

Flachbettscanner: Flachbettscanner sind die traditionellste und am weitesten verbreitete Art von Scannern. Sie bestehen aus einer flachen Glasfläche (ähnlich wie eine Kopiermaschine), auf die das zu scannende Dokument gelegt wird. Ein Lichtbalken bewegt sich unter der Glasfläche hin und her, um das Dokument zu beleuchten und zu digitalisieren. Flachbettscanner sind vielseitig einsetzbar und können sowohl Dokumente als auch andere Materialien wie Bücher, Fotos oder sogar dreidimensionale Objekte scannen. Sie bieten in der Regel eine hohe Scanqualität, können aber langsamer sein, da jedes Blatt einzeln gescannt werden muss. 

Sheet-fed Scanner: Sheet-fed Scanner, auch Durchzugsscanner genannt, funktionieren, indem sie Dokumente Blatt für Blatt durch das Gerät ziehen. Sie sind ideal für das Scannen von mehrseitigen Dokumenten und in der Regel schneller als Flachbettscanner, da sie mehrere Seiten in schneller Folge scannen können. Allerdings sind sie nicht geeignet für gebundene Dokumente oder empfindliche Materialien, die beschädigt werden könnten, wenn sie durch den Scanner gezogen werden. 

Dokumenten-Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF): Diese Art von Scannern ähnelt den Sheet-fed Scannern, hat aber den zusätzlichen Vorteil, dass sie mehrere Seiten gleichzeitig aufnehmen und automatisch durch das Gerät führen können. ADF-Scanner sind ideal für Büros oder andere Umgebungen mit hohem Scanaufkommen, da sie die Effizienz und Produktivität erhöhen, indem sie die Notwendigkeit minimieren, Seiten manuell zu wechseln oder einzulegen. 

Tragbare oder mobile Scanner: Tragbare Scanner sind kleiner, leichter und entworfen, um unterwegs verwendet zu werden. Sie können in eine Tasche oder einen Rucksack passen und sind ideal für Geschäftsleute, Reisende oder jeden, der einen Scanner benötigt, der einfach zu transportieren und zu benutzen ist. Einige tragbare Scanner benötigen ein physisches Kabel, um mit einem Gerät verbunden zu werden, während andere drahtlos funktionieren. 

Netzwerkscanner: Netzwerkscanner sind Geräte, die Dokumente nicht nur scannen und digitalisieren können, sondern sie auch direkt an verschiedene Netzwerkziele senden können. Dies können beispielsweise spezielle Netzwerkordner, E-Mail-Adressen oder Cloud-Speicherdienste sein. Netzwerkscanner sind ideal für größere Büros oder Arbeitsgruppen, da sie es ermöglichen, gescannte Dokumente schnell und effizient zu verteilen. Sie erfordern eine Netzwerkverbindung, um zu funktionieren, können aber in der Regel über Ethernet oder WLAN angeschlossen werden. 

Was sind die Vor- und Nachteile von Dokumentenscannern?  

Vorteile  

• Sie ermöglichen die Digitalisierung und Speicherung von physischen Dokumenten, was zur Platzersparnis beiträgt. 

• Sie ermöglichen die einfache Weitergabe und Bearbeitung digitalisierter Dokumente. 

• Sie erleichtern die Organisation und Suche von Dokumenten. 

Nachteile  

• Sie können teuer sein, insbesondere Modelle mit fortgeschrittener Technologie und hoher Kapazität. 

• Sie können zusätzlichen Platz benötigen, insbesondere Flachbett- und ADF-Scanner. 

• Die Qualität und Geschwindigkeit des Scans können je nach Modell variieren. 

Was muss ich beim Kauf von Dokumentenscannern beachten?  

Art der Dokumente: Bevor Sie einen Scanner kaufen, sollten Sie sorgfältig überlegen, welche Art von Dokumenten Sie hauptsächlich scannen werden. Die Art der Dokumente kann den benötigten Scannertyp stark beeinflussen. Wenn Ihre Arbeit hauptsächlich das Scannen von losen Blättern umfasst, wäre ein Sheet-fed Scanner oder ein ADF-Scanner (Automatic Document Feeder) eine gute Wahl. Diese Scanner können mehrere Seiten schnell und effizient verarbeiten. Falls Sie jedoch Bücher, Zeitschriften, Broschüren oder andere gebundene Dokumente scannen müssen, wäre ein Flachbettscanner besser geeignet. Diese Scanner haben eine flache, offene Oberfläche, die es ermöglicht, auch gebundene Dokumente zu scannen. 

Auflösung: Die Auflösung eines Scanners bestimmt die Detailgenauigkeit des Scans. Je höher die Auflösung, desto mehr Details kann der Scanner erfassen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Bilder, Kunstwerke, detaillierte Diagramme oder andere visuell komplexe Dokumente scannen. Ein Scanner mit hoher Auflösung würde in der Lage sein, diese feinen Details zu erfassen und eine hochwertige digitale Kopie des Originals zu erstellen. 

Scanvolumen: Eine weitere wichtige Überlegung ist das Scanvolumen, also die Anzahl der Seiten, die Sie täglich oder wöchentlich scannen müssen. Wenn Sie regelmäßig große Mengen an Dokumenten scannen, sollten Sie einen Scanner in Betracht ziehen, der eine hohe Papierkapazität und eine schnelle Scangeschwindigkeit bietet. Ein ADF-Scanner wäre in diesem Fall eine gute Option, da er mehrere Seiten gleichzeitig scannen kann, wodurch der Scannvorgang beschleunigt wird. 

Funktionen: Einige Scanner verfügen über zusätzliche Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern können. Dazu gehören Funktionen wie Duplex-Scannen, das beidseitiges Scannen von Dokumenten ermöglicht, automatischer Dokumenteneinzug (ADF), der mehrere Seiten gleichzeitig scannen kann, und Netzwerkscannen, das es ermöglicht, gescannte Dokumente direkt an einen Netzwerkordner oder eine E-Mail-Adresse zu senden. Überlegen Sie, welche dieser Funktionen für Sie am nützlichsten wären, und wählen Sie einen Scanner, der diese bietet. 

Verbindungen: Schließlich sollten Sie darüber nachdenken, wie der Scanner an Ihr System angeschlossen wird. Einige Scanner können über USB angeschlossen werden, was eine einfache und zuverlässige Verbindung bietet. Andere Scanner können drahtlos arbeiten, was Ihnen mehr Flexibilität und Mobilität bietet, da Sie den Scanner nicht physisch mit Ihrem Computer verbinden müssen. Berücksichtigen Sie Ihre spezifischen Anforderungen und Arbeitsbedingungen, um die beste Verbindungsoption zu wählen. 

Welche sind die bekanntesten Hersteller von Dokumentenscannern? 

Die bekanntesten Hersteller von Dokumentenscannern sind Fujitsu, Epson und Brother.